发挥到了极致，从流程规划到物资调度，每一个细节都安排得明明白白。
林砚舟参考工作中的项目管理模式，制定了一份“聚会流程甘特图”，把从上午10点到晚上10点的每一个环节，都精确到分钟，确保衔接顺畅，不浪费时间，也不出现冷场。
? 09:30-10:00：物资最终清点+场地微调，苏医生检查健康角，赵村长开始预处理食材；
? 10:00-10:30：人员签到，发放定制的竹编小礼品（里面装着花露水、纸巾、迷你风扇），引导大家熟悉环境、自由交流；
? 10:30-12:00：互动预热——参观传承馆新的非遗科技展区，体验简易的ar非遗小游戏，为午餐攒足话题；
? 12:00-13:30：午餐时间，席间穿插简单的“自我介绍+近期趣事分享”
? 13:30-14:00：餐后休息，提供茶点、水果，大家自由活动，苏医生为有需要的人测量血压；
? 14:00-16:00：非遗互动游戏，每30分钟一个环节，中间穿插10分钟休息，避免疲劳；
? 16:00-18:00：户外茶话会，搭配轻音乐，自由聊天，期间安排一次“集体拍照”
? 18:00-20:00：烧烤晚宴，分批次烤串，避免等待过久，期间穿插“成语接龙”“猜谜语”活跃气氛；
? 20:00-20:30：收拾场地，发放伴手礼，有序告别。
“流程清晰了，大家才知道接下来要做什么，不会出现‘不知道该干嘛’的尴尬。”林砚舟把流程表打印出来，贴在传承馆的显眼位置，还发给每个人的手机上，“每个环节都有明确的负责人，我来统筹全局，确保不脱节。”
物资调度：清单化管理，零遗漏零浪费
林砚舟列了三份详细的物资清单——“必备物资”“备用物资”“应急物资”，并按照“品类、数量、负责人、放置位置”逐一标注，确保物资齐全、取用方便。
? 必备物资：食材、餐具、桌椅、遮阳棚、烧烤架、木炭、调味料、饮料、水果、茶点、游戏道具、拍照道具、伴手礼；
? 备用物资：额外的餐具、纸巾、湿巾、垃圾袋、充电宝、数据线、雨伞、手电筒（担心突发停电）；
? 应急物资：除了苏医生准备的健康物资，还准备了灭火器、防滑垫、针线包、剪刀、胶带等，应对场地、物资突发问题。
采购物资时，林砚舟坚持“按需购买、宁备勿缺”比如餐具按照“人数+2”的数量准备，避免破损不够用；饮料准备了常温、冷藏两种，满足不同人的需求；烧烤食材提前腌制好，分袋包装，标注清楚品类，方便取用。
“物资是聚会的基础，少一样都可能影响体验。”林砚舟拿着清单，逐一核对到馆的物资，在每一项后面打勾，“清单化管理，既能避免遗漏，也能避免浪费，每一分钱都花在刀刃上。”
“计划赶不上变化，必须提前做好应急准备，才能从容应对突发情况。”林砚舟结合以往的活动经验，预判了可能出现的突发问题，并制定了详细的应对方案：
? 突发天气：提前查看天气预报，若遇下雨，将户外环节转移到传承馆的室内展厅，提前清理好室内场地，准备好临时桌椅；
? 设备故障：烧烤架、音响、ar设备等提前调试，准备备用的烧烤架和便携音响，若ar设备故障，立刻启动备用游戏“你画我猜”
为了确保应急预案落地，林砚舟还特意指定了责任人：沈亦舟负责设备调试和应急游戏衔接，赵村长负责食材补充和处理，苏医生负责健康应急，自己则统筹协调，确保遇到问题能第一时间响应、解决。
苏医生和林砚舟的筹备工作，没有惊天动地的举措，却在日复一日的细节打磨中，让聚会的轮廓越来越清晰、越来越温暖。他们常常在传承馆的小厨房里碰头，一边看着赵村长准备食材，一边沟通筹备进展，遇到问题随时调整，默契十足。
“林砚舟，流程表里下午的互动环节，能不能增加10分钟的休息时间？周教授年纪大了，长时间坐着可能会累。”苏医生看着流程表，提出建议。
“没问题，我马上调整，把游戏环节的间隔拉长，中间穿插休息，还能让大家自由交流。”林砚舟立刻拿出手机，修改流程表。
“苏医生，我准备在庭院里搭遮阳棚，你觉得位置选在哪里合适？既不影响通风，又能避免阳光直射，还不会挡住驱蚊灯。”林砚舟指着庭院的平面图，询问意见。
“选在靠近墙角的位置吧，那里通风好，阳光直射时间短，而且